Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis
1.
Pengorganisasian Melalui Outline
Outline membantu untuk
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.
Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang
lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline
akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens
akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.
A. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Dengan memmutuskan apa ya harus dikatakan adalah masalah mendasar yg harus
dipecahkan oleh setiap komunikator. Apabila sebuah materi yg disajikan kurang
begitu baik, atau tidak memiliki suaatu gaya yg menarik, fakta yg ada dapat
menjadi kabur atau tidak tersampaikan dengan jelas. Cepat atau lambat, para
audience akan menyimpulkan bahwa apa yg sudah disampaikan benar2 tidak bernilai
sedikitpun. Dalam berbagai bentuk kegiatan komunikasi, haruslah dimulai dengan
mendefinisikan isi materinya.
Dalam susunan suatu
outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan, yaitu:
a) Mulailah dengan Main Idea / ide pokok
Main idea / ide pokok akan membantu menetapkan suatu
tujuan dari suatu pesan. Pada Idde pokok tersebut dapat diringkas ke dalam duaa
hal yaitu: (1) hal2 apa saja yg diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh
para audience, (2) alasan yg mendasar. Alasan mengapa mereka harus melakukan
atau memikirkannya. Pada intinya ide pokok merupakan titik awal untuk membuat
outline.
b) Nyatakan point2 pendukung yg penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan
yang akan disampaikan, lalu tahap selanjutya adalah menyusun point2 apa saja yg
penting, sebagai pendukung ide pokok.
B.
Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan
menggolongkan ide2, lalu langkah yg selanjutnya ialah menentukan urutan
penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, terdapat dua
pendekatan penting yg dapat digunakan, Yaitu :
a)
Pendekatan langsung
Pendekatan secara langsng sering juga disebut dengan istilah
pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul diawal kemudian di ikuti bukti
pendukungnya.
b)
Pendekatan tidak langsung
Terkadang juga diesebut dengan istilah pendekatan induktif,
di mana bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian dikuti dengan ide pokoknya.
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi dari para audiens
dan memilih suatu pendekatan umum, langkah selanjutnya adalah menentukan
rencana organisasional yg paling cocok diantara bebagai model berikut :
v Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling biasa / sering digunakan
adalah penyampaian secara langsung pada poin yang ingin dituju. Direct Request
bisaa bebentuk surat ataupun memo. Misalnya, ketika anda tertarik terhadap
suatu produk baru dan anda ingin mengetahui berbagai hal tentang produk
tersebut, speti karakteristik, bentuk, harga, cara pembayaran, dan sebagainya,
maka anda boleh membuat surat permintaan langsung. Bila para audience merasa
tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, maka anda dapat menggunakan
Permintaan langsung (direct request).
v Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Seandainya memberikan informasi rutin adalah suatu bagian
dari bisnis tetap, maka para audience mungkin akan bersikap netral terhadap
pesan ygg diberikan. Akan tetapi pesan-pesan yg berisi berita baik (good news)
atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau
ucapan selamat dari teman sepekerjaan, lantas akan diterima dengan senang hati
oleh para audience. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan
bahwa untuk menyampaikan pesan2 yg berjenis sperti ini lebih cocok digunakan
pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif.
v Pesan-pesan bad news
Apabila materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news)
seprti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, pengurangan karyawan, atau
penurunan pangkat, maka audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang
mendengarnya. Oleh sebab itu,penpendekatan yang dapat diterapkan adalah
pendekatan secara tidak langsung. Jika memang harus menyampaikan berita yang
kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian
pertengahan surat, lantas gunakanlah bahasa yang halus.
v Pesan-pesan persuasif
Ketika audience mulai tidak tertarik terhadap pesan2 yang
disampaikan, maka pesan2 persuasif (persuasive messages) dengan pendekatan
secara tak langsung dapat digunakan. Fungsinya ialah untuk melakukan penagihan
pinjaman yang digunakan secara persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran para
audience dgn melakukan persuasi, sehingga mereka semua dapat memahami fakta
yang ada.
2.
Pemilihan Kata yang Tepat
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran
kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat
asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi
penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
·
Pilih kata yang familiar/dikenal
·
Pilihlah kata-kata yang singkat
·
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
3.
Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat haruslah disusun secara efektif
agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk
kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:
·
Kesatuan pikiran
·
Kesatuan susunan
·
Kelogisan
Sumber:
Sutojo, S. 2003.
Komunikasi Bisnis yang Efektif. Jakarta: Damar Mulia Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar