Presentasi Bisnis

Presentasi Bisnis

Secara definitif presentasi bisnis adalah penyampaian data, fakta dan informasi mengenai suatu produk oleh presentator kepad pihak terkait yang hadir dalam suatu forum bisnis. Teknik presentasi bisnis yang sukses ini harus dikuasai oleh BE agar BE mampu tampil ideal pada saat harus melaksanakan presentasi bisnis.

Ada beberapa acuan yang harus dipedomani pada waktu seseorang atau BE harus melakukan presentasi, yaitu kemampuan mengemukakan materi presentasi, mengemukakan data, fakta dan informasi serta pengetahuan mengenai hal-hal yang terkait dengan presentasi. Berdasarkan hasil kajian terhadap berbagai sumber, dalam penyajian materi presentasi seorang presentator harus bisa mengemukakan:

a.  Gagasan-gagasan yang konstruktif (membangun),

b.  Konsep-konsep yang kreatif,

c.  Produk-produk yang inovatif,

d.  Hasil pencapaian baru,

e.  Manfaat yang lebih pragmatis, dan

f.   Cara-cara yang lebih efektif dan efisien.

1.             Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :

1)        Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

2)        Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

3)        Menganalisis siapa audiens

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.

4)        Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

2.             Menganalisa Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui.

1)        Cara mengembangkan profil audience

a.    Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b.    Siapa audience

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c.    Reaksi audience

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,

d.    Bagaimana tingkat pemahaman audience?

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

e.    Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2)        Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a.  Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b.  Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

c.  Berikan semua informasi yang diperlukan

d.  Yakinkan bahwa informasinya akurat

e.  Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3)        Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

3.            Mempersiapkan Diri dan Mental

Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi. Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:

1)        Mengendalikan rasa takut

2)        Membangun fondasi presentasi

3)        Mempersiapkan materi

4)        Mempersiapkan diri

Sumber:

http://hamtox.blogspot.com/2014/11/presentasi-bisnis.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/presentasi-bisnis/

http://hd-style.blogspot.co.id/2011/09/presentasi-bisnis.html

Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis

Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis

1.      Pengorganisasian Melalui Outline

Outline membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.

A.     Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Dengan memmutuskan apa ya harus dikatakan adalah masalah mendasar yg harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Apabila sebuah materi yg disajikan kurang begitu baik, atau tidak memiliki suaatu gaya yg menarik, fakta yg ada dapat menjadi kabur atau tidak tersampaikan dengan jelas. Cepat atau lambat, para audience akan menyimpulkan bahwa apa yg sudah disampaikan benar2 tidak bernilai sedikitpun. Dalam berbagai bentuk kegiatan komunikasi, haruslah dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. 

Dalam susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan, yaitu:

a)       Mulailah dengan Main Idea / ide pokok

Main idea / ide pokok akan membantu menetapkan suatu tujuan dari suatu pesan. Pada Idde pokok tersebut dapat diringkas ke dalam duaa hal yaitu: (1) hal2 apa saja yg diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh para audience, (2) alasan yg mendasar. Alasan mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Pada intinya ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b)       Nyatakan point2 pendukung yg penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, lalu tahap selanjutya adalah menyusun point2 apa saja yg penting, sebagai pendukung ide pokok.

B.     Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide2, lalu langkah yg selanjutnya ialah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, terdapat dua pendekatan penting yg dapat digunakan, Yaitu :

a)        Pendekatan langsung

Pendekatan secara langsng sering juga disebut dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul diawal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

b)        Pendekatan tidak langsung

Terkadang juga diesebut dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian dikuti dengan ide pokoknya.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi dari para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional yg paling cocok diantara bebagai model berikut :

v  Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling biasa / sering digunakan adalah penyampaian secara langsung pada poin yang ingin dituju. Direct Request bisaa bebentuk surat ataupun memo. Misalnya, ketika anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda ingin mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, speti karakteristik, bentuk, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda boleh membuat surat permintaan langsung. Bila para audience merasa tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, maka anda dapat menggunakan Permintaan langsung (direct request).

v  Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Seandainya memberikan informasi rutin adalah suatu bagian dari bisnis tetap, maka para audience mungkin akan bersikap netral terhadap pesan ygg diberikan. Akan tetapi pesan-pesan yg berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sepekerjaan, lantas akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan2 yg berjenis sperti ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif.

v  Pesan-pesan bad news

Apabila materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seprti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, pengurangan karyawan, atau penurunan pangkat, maka audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh sebab itu,penpendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan secara tidak langsung. Jika memang harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, lantas gunakanlah bahasa yang halus.

v  Pesan-pesan persuasif

Ketika audience mulai tidak tertarik terhadap pesan2 yang disampaikan, maka pesan2 persuasif (persuasive messages) dengan pendekatan secara tak langsung dapat digunakan. Fungsinya ialah untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan secara persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran para audience dgn melakukan persuasi, sehingga mereka semua dapat memahami fakta yang ada.

2.      Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:

·         Pilih kata yang familiar/dikenal

·         Pilihlah kata-kata yang singkat

·         Hindari kata-kata yang bermakna ganda

3.      Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

·         Kesatuan pikiran

·         Kesatuan susunan

·         Kelogisan

Sumber:

Sutojo, S. 2003. Komunikasi Bisnis yang Efektif. Jakarta: Damar Mulia Pustaka

https://devita201.wordpress.com/2016/06/03/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan.html

Perencanaan Laporan Bisnis

Perencanaan Laporan Bisnis

Laporan bisnis ialah laporan yang memiliki sifat netral(tidak memihak), memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta  untuk tujuan bisnis tertentu. Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi beberapa,sebagai berikut:

§  Menurut fungsinya.

Laporan informasional ialah laporan yang memberi sebuah informasi,  serta menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis,  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi. Laporan Analisis merupakan laporan yang menyajikan fakta, dengan menganalisis dan menginterprestasikan, dan kemudian menyimpulkan lalu memberi rekomendasi. Contohnya : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

§  Menurut subyeknya

Menurut subyeknya ialah  laporan yang dapat dibedakan menurut  departemen dimana suatu laporan itu diperoleh. Contoh : Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

§  Menurut Formalitasnya.

Menurut Frekuensinya. Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal, apakah secara berkala atau khusus.dan Laporan menurut keasliannya, terdiri atas: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

§  Menurut keasliannya

o  Laporan Otoritas : laporan yang disusun atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

o  Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

o  Laporan swasta : laporan yang disusun oleh organisasi atau perusahaan swasta.

o  Laporan public : dibuat oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

§  Menurut frekuensinya

Terdiri dari laporan berkala yakni laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran,maupun tahunan.contoh: laporan penjualan, dll. Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

§  Menurut jenisnya

laporan formal sering disebut dengan laporan panjang. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak.  Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan surat ialah suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.

§  Menurut pelaksanaan Pertemuan

Agenda : suatu dokumen yang  biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan. Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi yang Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

A.          Bagian pokok dalam laporan bisnis :

v  Pendahuluan

v  Pemberi kuasa

v  Layout

v  Masalah

v  Maksud penulisan laporan

v  Ruang lingkup

v  Metodologi

v  Sumber sumber primer atau sekunder

v  Latar belakang

v  Definsi istilah

v  Keterbatasan

v  Rekomendasi

v  Isi teks

v  Penutup

v  Rangkuman

v  Kesimpulan

v  Rekomendasi

v  Rencana tindakan

v  Proposisi

B.           Pengorganisasian isi dalam Laporan bisnis

Cara menyusun laporan ada 2 cara  yaitu :

*          Cara deduktif, menjelaskan  atau menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan rekomendasi dahulu sebelum hal yang penting dijelaskan.

*          Cara induktif , menjelaskan fakta fakta terlebih dahulu sebelum ide ide pokok atau kesimpulan dijabarkan

Sumber:

http://yosehabakuk.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html

http://www.academia.edu/9345170/BAB_I_PENDAHULUAN

http://iniaku2012.blogspot.com/2012/05/laporan-bisnis.html

https://dinarres.wordpress.com/2016/04/21/perencanaan-laporan-bisnis/