Perencanaan
Pesan-Pesan Bisnis
Perencanaan pesan bisnis adalah
proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari
perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf,
merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus
dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan
juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan
selaras dengan tujuan organisasi.
1.
Penentuan Proses Komposisi
Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian
pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan
yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih
bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.
Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib
ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti
rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan
kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi. Penyususunan pesan-pesan bisnis
meliputi 3 tahap, yaitu :
a) Perencanaan
Daftar
fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
(main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan
digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur,
apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati
situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.
b) Organisasi dan komposisi
Setelah
tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide
dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen
pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan
memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.
Organisasi dan kompsisi erat
kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf.
Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat
dan paragraf yang sederhana.
c) Revisi
Seluruh
maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang
ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat
yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu
di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya. Oleh
karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian
pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan,
mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara
jelas dan seefektif mungkin
2.
Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis
adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya
ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik
bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis
kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut
realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima
organisasi tersebut.
Mengapa
tujuan harus jelas???
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai
tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya
memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan
yang mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum
menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan
di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di
sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya
penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa
pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk
memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan
motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan?
Apakah mereka mengharapkan keuntungan?
Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa
mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan
baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka
ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan
tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya
hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan
yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di
buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan
yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang
percuma.
d. Keputusan yang akan menetapkan media yang
akan digunakan
Penentuan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat
bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang
dapat berupa lisan maupun tulisan.
Tujuan komunikasi bisnis
secara umum ada tiga
tujuan komunikasi bisnis :
a. Memberi informasi
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf
administrasi di kantor-kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang di
harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar,
majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih
sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal
perusahaan tersebut.
b. Melakukan persuasi
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun
yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar. Dilakukan, terutama berkaitan
dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
c. Melakukan kolaborasi
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi
bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Dalam dunia bisnis, persentasi
yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik.
Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan
kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap
suatu pesan atau tidak.
3.
Analisis Audies
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia,
pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui.
Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis
audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut
:
a) Mengembangkan profil audiens dengan
cara :
Ø Menentukan ukuran dan komposisi
audiens
Audiens
dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang
jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk
audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang
besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format
penulisan yang formal.
Ø Menentukan siapa audiensnya
Bila
audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling
dominan yang paling dominan diantara mereka.
Ø Mengetahui bagaimana reaksi audiens
Setelah
mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan
dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang
kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.
Ø Mengetahui pemahaman audiens
Dalam
penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri
audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman.
Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu
diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik.
Ø Mengetahui bagaimana hubungan antara
komunikator dengan audiens
Jika
antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang
komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan.
Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak
pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
b) Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens,
dengan tahapan sebagai berikut:
Ø Menemukan keinginan audiens
Untuk
dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa
yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.
Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya. Harus dapat
diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak
terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan
disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta
audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
Ø Informasi yang diberikan harus akurat
Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang
benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika
terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu
menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.
Ø Memilih ide-ide yang paling menarik
bagi audiens
Berusaha
untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan
perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa
yang telah disampaikan.
c)
Memuaskan
kebutuhan motivasional audiens
Berusaha
untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi
yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan,
memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.
d)
Penentuan
Ide Pokok
Metode identifikasi terhadap ide pokok :
Teknik
Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative
dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik
brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random
list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach,
dan question and answer chain.
4.
Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan
bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain
dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah
subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang
suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok
dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan
atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat
menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih
dahulu.
Teknik
curah pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan
kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat
yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang
ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
a)
Storyteller’s
tour
Hidupkan
tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti
dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan
mudah.
b)
Random
list
Tulis
segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan
antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan
temukan butir yang penting dan tidak penting.
c)
CFR
(conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika
sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
d)
Journalistic
approach
Pendekatan
ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where)
dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e)
Question
and answer chain
Pendekatan
yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan
pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan
tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan
dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
5.
Seleksi Saluran Dan Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar
antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens
dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a)
Komunikasi
lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral
communicantons) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan
segera. Komunikasi lisan ini lebih
ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah
informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua
orang atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok
kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal,
dan persentasi penting lainnya.
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik
interaksi di antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu
keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan
tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.
Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar,
seperti konversi penjualan, rapat para pemegang saham, persentasi untuk pengenalan produk baru, dan
fungsi-fungsi seremonial ungul.
b)
Komunikasi
tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk,
seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi
tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di
pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar
kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.
Sumber:
https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar