Teknologi informasi dalam komunikasi bisnis

Teknologi informasi dalam komunikasi bisnis

1.          KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.

A.   Dalam bidang sosial keuntungan kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

B.    Dalam Bidang Pendidikan:

a)     Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

b)     Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

c)     Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

d)     Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

C.    Dalam Bidang Ekonomi :

a)     Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

b)     Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

c)     Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

D.   Dalam Bidang Pemerintahan :

a)     Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

b)     e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

c)     Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

2.          PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Seiring dengan kemajuan teknologi, hal tersebut membawa banyak manfaat yang sangat berguna bagi kemajuan dan kesejahteraan kehidupan manusia. Salah satu bukti nyata tentang kemajuan teknologi sangat terasa di bidang IT atau teknologi informasi.Teknologi dan informasi merupakan salah satu aspek dalam kehidupan manusia yang tidak dapat dipisahkan. Hal tersebut sangat penting karena menunjang setiap kegiatan manusia dalam berbagai bidang yang ditekuninya seperti ekonomi, pendidikan, kesehatan, dll. Salah satu bidang dalam kehidupan manusia yang tidak bisa dipisahkan dari kemajuan teknologi dan informasi adalah bidang bisnis. Para pelaku bisnis sangat merasakan manfaat IT yang sangat besar dalam kehidupan mereka. Berikut ini adalah beberapa kegunaan IT dalam bidang bisnis :

A. Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.

B.  Memperluas Pangsa Pasar.

Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.

C.  Mengurangi biaya produksi dan operasional.

Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannya

D. Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan.

Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan. Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan mangaer dari perusahaan tersebut.

3.          PENGARUH PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BISNIS

Membuat keputusan (decision making)

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

Di sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.

Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah. Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

a)    Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

b)   Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

c)    Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

d)   Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

e)   Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar

f)    Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

g)   Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

h)   Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.

Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.

Ø  Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.

Ø  Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.

Ø  Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:

Ø Ukuran dan kompleksitas bisnis.

Ø Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.

Ø Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.

Ø Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.

Ø Jumlah transaksi yang harus diproses.

Ø Faktor-faktor keuangan.

Sumber:

http://wandiparlente.blogspot.co.id/2013/01/peranan-teknologi-informasi-dan.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/04/25/teknologi-informasi-dalam-komunikasi-bisnis/

https://cucusarnika95.wordpress.com/2016/06/06/bab-v-teknologi-informasi-dalam-komunikasi-bisnis/

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

1.       Penentuan Proses Komposisi

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

a)   Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

b)   Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.

            Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

c)    Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin

2.       Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.

Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Mengapa tujuan harus jelas???

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

a.    Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

b.    Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

c.    Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

d.   Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

Tujuan komunikasi bisnis

secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis :

a.    Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b.    Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar. Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

c.    Melakukan kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.

3.       Analisis Audies

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut :

a)   Mengembangkan profil audiens dengan cara :

Ø  Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.

Ø  Menentukan siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.

Ø  Mengetahui bagaimana reaksi audiens

Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.

Ø  Mengetahui pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik.

Ø  Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

b)    Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:

Ø  Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya. Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.

Ø  Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

Ø  Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.

c)         Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.

d)        Penentuan Ide Pokok

Metode identifikasi terhadap ide pokok :

Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.

4.      Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.

a)        Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.

b)        Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

c)         CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet

Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.

d)        Journalistic approach

Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e)        Question and answer chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

5.       Seleksi Saluran Dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

a)        Komunikasi lisan

Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.

Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.

Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.

b)        Komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.

Sumber:

http://bayuhermawan11.blogspot.co.id/2016/10/makalah-perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

http://restuanindita.blogspot.co.id/2015/05/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/