Peranan
Komunikasi dalam Organisasi
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi
berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang
berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan
makna, “commonness”. Atau dengan
ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan
atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Manusia di
dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan
bawahan/karyawan.
B. Tahap-Tahap Berkomunikasi
1)
Tahap Ideasi
Tahap ideasi (ideation), yaitu proses
pencipataan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.
2)
Tahap Ecoding
Tahap encoding adalah gagasan atau informasi
disusun dalam serangkain bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk
dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun
tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.
3)
Tahap Pengiriman
Tahap pengiriman (transmitting) adalah
gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded)
melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman
pesan dapat dilakukan dengan berbicara,
menulis, menggambar, dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut
media komunikasi. saluran dan media komunikasinya
dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis (papan
pengumuman, poster dan buku pedoman), mengalir kebawah (memo dan instruksi
tertulis), keatas (kotak saran, grievance prosedure, laporan prestasi kerja),
atau ke samping (panitia, pertemuan antar departemen), formal (diskripsi
jabatan dan prosedur kerja, konferensi) atau informal (ngobrol makan siang di
kafetaria perusahaan), dan aliran satu arah (laporan tahunan yang
dipublikasikan) atau dua arah (konferensi, wawancara pemutusan hubungan kerja).
4)
Tahap Penerimaan.
Setelah pesan dikirimkan melalui media
komunikasi, maka diterima oleh komunikan. Penerimaan pesan ini dapat melalui
proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media
yang digunakan untuk mengirimkannya. Jika informasi atau pesan berbentuk
komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam mendengarkan dan
berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.
5)
Tahap Encoding
Tahap encoding adalah di mana pesan-pesan
yang diterima diinterprestaikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara
langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir. Pikiran manusia,
sistem memori mekanis, instink binatang, dan proses berpikir lainnya berfungsi
sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi
ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang
di”encoding” oleh komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan
lebih-lebih adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan persepsi komunikan
dalam hal arti kata atau semantik.
6)
Tahap Tindakan
Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai
respon terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap terakhir dalam
suatu proses komunikasi. Dalam tahap ini, respon komunikan dapat berbentuk
usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan
tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator
menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan
telah terjadi komunikasi yang efektif.
C. Pengertian Organisasi
Interaksi
dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk
wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar
individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan
harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu
yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan
tujuan organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah
yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas
tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain
mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara
ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita
kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan
istilah “TheOrganisation Man”.
D. Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi
dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan,
baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan
organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan
dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah
tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting
bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah
proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi
adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu
mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai
dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.
Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar
tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan
bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti
pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.
Jadi yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal
adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam
organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat
resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
E. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Fungsi
komunikasi dalam organisasi menurut ahli Sendjaja:
1.
Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu
sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
2.
Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
1)
Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen,
yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan.
2)
Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan
tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3.
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan
dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
4.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan
saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter,
buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
F.
Proses
Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Internal
Proses
komunikasi di antara para pengurus dan anggota dalam ruang lingkup suatu
organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara
horisontal dan vertikal, sehingga kerja organisasi dapat berjalan. Komunikasi
internal terdiri atas empat bagian, yaitu :
Downward Communication (komunikasi dari atas ke bawah) :
Komunikasi yang berlangsung ketika
orang-orang yang berada pada tataran manajer atau supervisor mengirimkan pesan
kepada bawahannya. Fungsi komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a)
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.
b)
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu
untuk dilaksanakan.
c)
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
d)
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
e)
Metode komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
f)
Metode tulisan.
g)
Metode lisan.
h)
Metode tulisan diikuti lisan.
i)
Metode lisan diikuti tulisan
Upward Communication (komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi yang terjadi ketika bawahan
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi komunikasi dari bawah ke atas antara lain
:
a)
Penyampaian informai tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan.
b)
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan
ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
c)
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
d)
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan
menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang
mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Alasan mengapa
komunikasi ke atas terlihat sulit dan rumit :
a)
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
b)
Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang
dialami pegawai.
c)
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan
pegawai.
d)
Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada
apa yang disampaikan pegawai.
Horizontal Communication (komunikasi sesama)
Komunikasi yang berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi komunikasi
sesama antara lain :
a)
Memperbaiki koordinasi tugas.
b)
Upaya pemecahan masalah.
c)
Saling berbagi informasi.
d)
Upaya pemecahan konflik.
e)
Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan
bersama.
Interline Communication (komunikasi lintas saluran)
Komunikasi untuk berbagi informasi melewati
batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi
lintas saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan
jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas
saluran:
a)
Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus
meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung.
b)
Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus
memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.
Komunikasi Eksternal
Proses
komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang
atau masyarakat umum.
I.
Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.
Contohnya :
konferensi pers, iklan, brosur
II.
Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi.
Contohnya :
menerima saran kritik, hotline customer service 24 jam
G. Gaya Komunikasi dalam Organisasi
1.
The Controlling Style
Controlling style communication ditandai
dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur
perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya
komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way
communications.
2.
The equalitarian style
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi
dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian
Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks,
santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota
organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya
komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of
communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal
secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).
3.
The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini,
memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan
perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta
struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada
keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang
tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam
organisasi tersebut mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien
adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih
memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4.
The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki
kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa
lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The
dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye
ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
5.
The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan
kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada
keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai
hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
6.
The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan
adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari
orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena
ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh
orang-orang tersebut.
H.
Peran
Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi
dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah penyampaian
informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan
tertentu. Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensinkronkan
seluruh aspek untuk kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan
berorganisasi. Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik
niscaya sebuah organisasi tidak akan mencapai tujuannya. Interaksi disini
adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi yang dapat berupa
penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin pembagian
tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2
orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan
orang yang lain berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya harus
melibatkan dan terfokus kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi.
Dengan kata lain, dapat disimpulkan komunikasi dapat dibilang juga sebagai
proses penyampaian informasi yang berguna untuk mengkoordinasikan lingkungan
dan orang lain demi mencapai suatu tujuan.
Sebuah
bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil
yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu organisasi meliputi atasan
dan bawahan dengan penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawan hannya
yang semata-mata semua berorientasi berdasarkan organisasi.
Tujuan
komunikasi dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara
langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang
diberikan dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi
dan memang sudah melekat pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan
atasan dapat berinteraksi dengan baik, maka seluruh kesalahpahaman yang
beresiko mungkin akan berkurang, karena tiap manusia mempunyai cara penyampaian
komunikasi yang berbeda-beda secara verbal. Dengan demikian semua pelaku
organisasi harus berbicara, bertindak satu sama lain guna untuk membangun suatu
lingkungan kondusif dan mengetahui situasi-situasi yang akan terjadi diluar
dugaan karena kesalahan komunikasi sekecil apapun pasti akan berakibat fatal.
I. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
a)
Hambatan dari Proses Komunikasi
1)
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan
belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan
atau situasi emosional.
2)
Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena
bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu,
simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa
yang dipergunakan terlalu sulit.
3)
Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan
media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga
tidak dapat mendengarkan pesan.
4)
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan
sandi oleh si penerima.
5)
Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada
saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan
tidak mencari informasi lebih lanjut.
6)
Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak
menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretative, Hambatan tidak
tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
b)
Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi
yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan
kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat
komunikasi dan sebagainya.
c)
Hambatan Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan
istilah tertentu. Kata-kata yang
dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda,
tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.
Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun
internasional).
d)
Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang
mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang
berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas
pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak
disampaikan.
e)
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi,
persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan
alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
J. Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam
Organisasi
a) Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk
menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua
arah. Dapat terjalin komunikasi yang baik dan musyawarah dalam permaslahan
dapat terwujud dengan baik.
b) Kenali si
penerima berita
1. Bagaimana latar
belakang pendidikannya,
2. Bagaimana
pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
3. Sejauh mana minat
dan perasaan.
c)
Rencanakan secara teliti
Sebelum dalam menyelesaikan masalah
rencanakan dengan teliti akibat atau sumber permasalahan nya. Dengan
pertimbangkan baik-baik, misalnya : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.
Sumber:
